So richten Sie Online-Bestellungen für Ihr Restaurant ein: Ein praktischer Leitfaden

Wenn Sie diesen Text zwischen Mittagsgeschäft und Vorbereitung für den Abend lesen, haben Sie vermutlich keine Zeit für einen Leitfaden, der um den heißen Brei herumredet. Deshalb die Kurzfassung: Ihr Restaurant an ein Online-Bestellsystem anzubinden, ist vor allem eine betriebliche Entscheidung – kein Technikprojekt. Das meiste an der technischen Einrichtung übernimmt die Plattform. Ihre Aufgabe ist es, festzulegen, was Sie verkaufen, wann Sie Bestellungen annehmen und wie Ihr Team sie an den Kurier übergibt.

Dieser Leitfaden geht jeden Schritt der Reihe nach durch – mit den praktischen Details, die Sie brauchen, um es beim ersten Mal richtig zu machen.

Warum Online-Bestellungen für Ihr Restaurant gerade jetzt zählen

Ihre Gäste bestellen längst online. In ganz Europa wurden 2024 fast zwei Drittel aller Online-Essensbestellungen über mobile Apps abgewickelt – und Deutschland ist einer der größten Märkte, die diesen Trend antreiben. Wenn Ihr Restaurant dort nicht zu finden ist, ist es das Restaurant um die Ecke.

Das Segment „Restaurant-to-Consumer" – bei dem Restaurants neben Marktplatz-Einträgen eigene Direktbestellungen anbieten – wächst in Europa mit 18,5 % jährlich am schnellsten. Laut Renub Research waren 2024 bereits 94 % der Haushalte in der EU online.

Die Bestell-Infrastruktur steckt längst im Smartphone Ihrer Gäste. Dafür zu sorgen, dass Sie leicht zu finden und unkompliziert zu bestellen sind, sobald bei Ihren Gästen der Hunger aufkommt, ist vor allem eine Frage der Einrichtung – und keine große Investition.

Schritt 1: Bestellkanäle auswählen

Bevor Sie eine Speisekarte oder ein Tablet in die Hand nehmen, legen Sie fest, wie Gäste Sie finden und bei Ihnen bestellen. Es gibt zwei Hauptwege – und viele Restaurants nutzen am Ende beide, weil sie unterschiedlichen Zwecken dienen.

Marktplatz-Eintrag

Über eine Plattform wie die Wolt-App finden Gäste in Ihrer Umgebung Ihr Restaurant, sehen sich Speisekarte und Bewertungen an und bestellen direkt. Die Plattform kümmert sich um Kuriere, Zahlungen und Kundensupport. Das ist Ihr Neukundenkanal: Er bringt Gäste zu Ihnen, die Sie noch nicht kennen. Die Kehrseite: Sie zahlen auf jede Bestellung eine Provision. Es lohnt sich also, von Anfang an zu verstehen, wie das in Ihre Margen passt.

Direktbestellung über Ihre eigene Website

Mit Storefront bestellen Ihre Gäste direkt über Ihre eigene Website – die Zustellung übernimmt im Hintergrund das Kuriernetz von Wolt. So entsteht eine direktere Beziehung zu wiederkehrenden Gästen, und Sie bekommen einen klareren Blick auf das Bestellverhalten. Der Leitfaden zur Einrichtung von Storefront erklärt den Ablauf.

Der Marktplatz bringt in der Regel Volumen von neuen Gästen. Die Direktbestellung hilft Ihnen, die Wirtschaftlichkeit bei Wiederbestellungen zu verbessern und mit der Zeit Bindung aufzubauen. Zusammen decken beide Kanäle mehr vom Weg Ihrer Gäste ab, als jeder Kanal für sich allein.

Schritt 2: Die Lieferkarte aufbauen

Ihre Gastraum-Karte und Ihre Lieferkarte müssen nicht identisch sein. Ein guter Ausgangspunkt sind fünf bis zehn Gerichte, die in der Verpackung 20 bis 30 Minuten durchhalten – die richtige Zahl hängt aber von Ihrer Küche und Ihrem Setup ab. Konzentrieren Sie sich auf Gerichte, die auch nach dem Transport in der Liefertasche Temperatur, Konsistenz und Optik behalten.

Erstellen Sie Ihre Lieferkarte über die Tools zur Menüverwaltung getrennt von der Gastraum-Karte. Beim Foto gilt: einfach halten – helles Licht, sauberer Hintergrund, das Gericht im Mittelpunkt. In einer Liefer-App ist das Foto Ihr Schaufenster – es lohnt sich also, Zeit in gute Bilder zu investieren.

Ein Detail, das die meisten Leitfäden auslassen: Bezeichnen Sie Ihre Gerichte klar. „Der Klassiker" sagt dem Gast nichts. „Double Smash Burger mit Cheddar und Gurken" sagt ihm genau, was auf den Teller kommt.

Schritt 3: Das Kassensystem anbinden

Lieferbestellungen mit möglichst wenig Reibung in Ihren bestehenden Küchenablauf zu bekommen, macht in Stoßzeiten einen echten Unterschied. Wenn Online-Bestellungen auf einem separaten Tablet landen und Ihr Team sie anschließend von Hand überträgt, bedeutet das zusätzliche Handgriffe und ein höheres Fehlerrisiko – bei jeder einzelnen Bestellung.

Mit einer direkten Kassensystem-Integration laufen Lieferbestellungen in dasselbe System wie Gastraum- und Abholbestellungen: weniger manuelle Eingaben, sauberer Ablauf. Wolt unterstützt direkte Kassensystem-Integrationen; der Leitfaden zur Anbindung erklärt die Einrichtung. Noch kein Kassensystem im Einsatz? Die Wolt Merchant App funktioniert auch eigenständig. Die Anbindung können Sie später ergänzen, wenn das Volumen wächst.

Schritt 4: Betriebliche Eckdaten festlegen

Diese Einstellungen entscheiden darüber, ob Online-Bestellungen Ihrer Küche helfen oder schaden. Setzen Sie sie richtig, bevor die erste Bestellung eingeht.

• Zubereitungszeiten: Wenn Ihre Küche im normalen Betrieb 15 Minuten braucht, setzen Sie 15. Braucht sie in der Abendstoßzeit 20, setzen Sie 20. Wer zu knapp plant, riskiert späte Abholungen, kaltes Essen und schlechte Bewertungen. Mit den Tools zum Bestellmanagement von Wolt passen Sie die Zeiten jederzeit an.

• Lieferzeiten: Sie müssen Bestellungen nicht zwingend in Ihrer intensivsten Gastraum-Phase annehmen. Legen Sie die Lieferzeiten so, dass sie zu den Kapazitätsfenstern Ihrer Küche passen. Viele Restaurants starten zunächst außerhalb der Spitzenzeiten und weiten die Lieferzeiten aus, sobald sich das Team eingespielt hat.

• Verfügbarkeit: Wer Ihr Restaurant sucht und es offline vorfindet, kommt selten zurück und versucht es noch einmal. Konstante Verfügbarkeit zu Ihren angekündigten Zeiten baut Vertrauen bei wiederkehrenden Gästen auf und hält Ihre Sichtbarkeit auf der Plattform stabil. Wie Sie auf der Plattform zuverlässig sichtbar bleiben, zeigt der Leitfaden zur Verfügbarkeit.

Schritt 5: Das Team einarbeiten

Sie können alles andere richtig machen – wenn Ihr Team den Übergabeprozess nicht beherrscht, wird die erste vollere Schicht mit Online-Bestellungen zum Chaos. Dazu gehört auch das Verpacken: Gerichte sicher verschließen, bei Bedarf voneinander trennen und vor Eintreffen des Kuriers mit der Bestellung abgleichen. Die wesentlichen Grundlagen erklärt der Leitfaden zur Team-Schulung.

Darüber hinaus braucht Ihr Team Klarheit bei drei Punkten: wo Bestellungen eingehen und wer sie prüft, wo fertige Bestellungen auf die Abholung warten (ein eigenes Regal in Türnähe, beschriftet mit der Bestellnummer) und was passiert, wenn ein Kurier eintrifft. Eine 15-minütige Einweisung vor dem Start erspart Stunden Chaos in der ersten echten Schicht.

Schritt 6: Live gehen und optimieren

Ihre ersten 50 Bestellungen sind eine Lernphase, kein großer Auftritt. Nutzen Sie das Analyse-Dashboard von der ersten Woche an. Schauen Sie, welche Gerichte sich verkaufen, wann die Bestellungen ihren Höhepunkt haben und was bei den Gästen gut ankommt. Bekommt ein Gericht dauerhaft schlechte Bewertungen, übersteht es den Transport vermutlich nicht – ersetzen Sie es.

Prüfen Sie Ihre Erstattungsquote. Der Leitfaden zum Reduzieren von Erstattungen zeigt typische Ursachen und Lösungen. Schauen Sie sich außerdem regelmäßig Ihren Menü-Mix an: Welche Gerichte werden wieder bestellt, welche bekommen schlechte Noten und welche bremsen Ihre Küche in Stoßzeiten? Diese Grundlagen sauber aufzusetzen, bringt Ihrem Umsatz in der Regel mehr als jede Werbeaktion. Wenn Sie bereit sind, gezielt an Ihrer Sichtbarkeit zu arbeiten, erklärt der Leitfaden zu Marketingkampagnen Budgets und Zielgruppenausrichtung.